Декретні ФОП: як отримати виплату без відмови

Коротко

• ФОП має право на допомогу по вагітності та пологах, якщо сплатила ЄСВ за місяць, у якому відкрито лікарняний.
• Мінімум у 2026 році — 35 792,82 грн за 126 днів, максимум — близько 715 849 грн. Сума росте разом із базою, з якої платили ЄСВ.
• Потрібні е-лікарняний зі статусом «Готовий до сплати», спецрахунок 2604, довідкова декларація і заява-розрахунок у кабінеті Пенсійного фонду.
• Самі декретні не є підприємницьким доходом: без ПДФО, без військового збору, без ЄСВ «зверху».
• Якщо паралельно є робота за трудовим договором, виплату дає роботодавець. Другий раз «як ФОП» ті самі дні не оплатять.
• Не сплатили ЄСВ за місяць лікарняного — страхової виплати не буде. Залишається фіксована допомога для незастрахованих.

Декретні ФОП — це не «відпустка від податкової» і не подарунок за статус підприємниці. Це страхова виплата від Пенсійного фонду: допомога по вагітності та пологах за лікарняним. Гроші рахують зі 100% середнього доходу, з якого сплачено ЄСВ, і переказують одразу за весь період — зазвичай за 126 календарних днів.

У 2026 році мінімальна зарплата — 8647 грн. Звідси й «підлога» виплати: 284,07 грн на день, або 35 792,82 грн за стандартні 126 днів. Хто платив внесок із більшої бази, отримає більше. Хто «забула» ЄСВ саме в місяці відкриття лікарняного — не отримає нічого через страхування. Жорстко, але саме так працює закон.

Нижче — хто має право, як порахувати суму, який пакет зібрати і де найчастіше сипляться заяви. Матеріал не замінює консультацію бухгалтера чи юриста: правила чіпляються за вашу групу, стаж, паралельну роботу за наймом і навіть за те, чи ведете діяльність під час лікарняного.

Хто взагалі має право на декретні як ФОП

Право дає не виписка з ЄДР, а статус застрахованої особи. ФОП є страхувальником сама для себе: платить єдиний внесок «за себе» і цим накопичує страховий стаж. Коли лікар відкриває медичний висновок категорії «Вагітність та пологи», на його підставі в електронному реєстрі з’являється листок непрацездатності. Ось цей листок — і є страховий випадок.

Допомога призначається, якщо випадок настав у період підприємницької діяльності, а в реєстрі застрахованих осіб є дані про сплату ЄСВ. Розмір допомоги від загального стажу не залежить: з першого дня її фінансує Пенсійний фонд, не ви. Від стажу залежить інше — чи спрацює «стеля» для тих, хто за останній рік майже не платив внесок.

Головна умова — ЄСВ за місяць лікарняного

Офіційна позиція така: допомога надається, якщо єдиний внесок сплачено за місяці розрахункового періоду і за місяць настання страхового випадку. Водночас є важливе уточнення, яке багато хто пропускає. Якщо за місяці розрахункового періоду ЄСВ не було (воєнна пільга, прогалини, «я тоді не працювала») — виплату все одно можуть дати. Але лише за умови, що внесок за місяць відкриття лікарняного сплачено.

Немає ЄСВ за місяць, у якому відкрито лікарняний, — немає страхової допомоги. Точка.

У практиці бачила одну й ту саму історію кілька разів. Підприємниця роками платила мінімальний внесок, у місяці «виходу в декрет» вирішила «ну вже якось потім», бо клопоту з клієнтами й зборами валізи вистачало. Лікарняний відкрили, заяву зібрали, а ПФУ відшив: у реєстрі за цей місяць порожньо. Доплатити «заднім числом» іноді встигають, якщо місяць ще не закритий. Якщо вже пізно — страховий шанс згорів.

Скільки місяців «треба мати» перед декретом? Закон не ставить бар’єр «мінімум два». Практична порада інша: чим більше місяців із сплаченим ЄСВ у розрахунковому періоді, тим вищий середній і тим менше ризику впертися в обмеження через короткий стаж. Два місяці — це швидше робоча схема «встигнути хоч щось», а не магічне число з закону.

Якщо стажу мало — виплату не скасують, але обріжуть зверху

Окреме правило для тих, у кого за 12 місяців перед страховим випадком менше 6 місяців страхового стажу. Допомогу все одно призначають. Просто місячна сума не може бути більшою за величину, пораховану з двократного розміру мінімальної зарплати. У 2026-му це 17 294 грн на місяць, або 568,13 грн на день.

Для щойно відкритого ФОП це найчастіший сценарій. Зареєструвалися в лютому, у травні — лікарняний, стажу за рік немає. Навіть якщо кинули на ЄСВ велику суму, «стеля» все одно спрацює. За 126 днів вийде не більше 71 584,38 грн. Прикро, якщо планували інакше. Зате це чесно краще, ніж нуль.

Скільки платять: мінімум, максимум і як це рахують

Формула звучить спокійно, поки не сядете з калькулятором. Допомога = середньоденний дохід × кількість днів лікарняного. Середньоденний беруть як 100% доходу, з якого сплачено ЄСВ. Далі накладають дві межі: не нижче мінімалки і не вище максимальної бази нарахування ЄСВ.

Денні межі рахують через коефіцієнт 30,44 — середню кількість днів у місяці. 8647 ÷ 30,44 = 284,07 грн. Максимальна база 2026 року — 20 мінімалок, тобто 172 940 грн. Мінімальний ЄСВ «за себе» — 1902,34 грн на місяць (22% від 8647). Якщо весь рік платили саме стільки, орієнтуйтеся на мінімальну виплату, не на «ну я ж ФОП, мабуть середнє з обороту візьмуть». Обіг тут ніхто не дивиться. Дивляться базу внеску.

Звідки беруть середньоденний

Розрахунковий період — 12 календарних місяців, що передують місяцю відкриття лікарняного. Лікарняний у липні 2026-го — період із липня 2025-го по червень 2026-го. Якщо ФОП зареєстрована менше року, у розрахунок ідуть лише повні календарні місяці: з 1-го по останнє число. Місяць реєстрації «з 12-го числа» зазвичай випадає.

Дохід для формули — не виручка з банківської виписки. Це сума, з якої фактично сплачено ЄСВ. Якщо внесок був 5000 грн, «дохід» для розрахунку = 5000 × 100 ÷ 22 ≈ 22 727 грн. Далі цю суму за всі місяці періоду ділять на кількість календарних днів зайнятості. Для «чистої» ФОП без прогалин це часто 365 або 366 днів.

З розрахунку викидають дні, не відпрацьовані з поважних причин, і місяці, за які ЄСВ за вас уже сплатив хтось інший — роботодавець або, наприклад, ПФУ в періоді допомоги при народженні попередньої дитини. Порядок № 1266 тут довгий і колючий. Якщо були лікарняні, відпустка без збереження, «воєнні» місяці без внеску — comb розрахунок руками, не на око.

Три приклади, щоб цифра стала живою

Мінімальний внесок увесь рік. Платили 1902,34 грн щомісяця. База — 8647 грн. Середньоденний вийде близько мінімальної межі. За 126 днів отримаєте 35 792,82 грн. Не космос, але це живі гроші, які приходять одним платежем.

ЄСВ більший за мінімальний. Щомісяця 5000 грн внеску. База ≈ 22 727 грн. За 12 місяців і 365 днів середньоденний ≈ 747,20 грн. За 126 днів — 94 147,20 грн. Різниця з «мінімалкою» майже втричі. Тому розмова «чи є сенс підняти ЄСВ за рік до декрету» — не теорія, а арифметика.

Новий ФОП і короткий стаж. Відкрилися 12 лютого, сплатили по 7040 грн за лютий–квітень, у травні — лікарняний. Повних місяців у розрахунку два, середньоденний «на папері» виходить високий. Але стажу за 12 місяців немає, тож спрацьовує обмеження 568,13 грн на день. Підсумок — 71 584,38 грн, не «як із великої бази».

За досвідом, найбільше розчарувань саме в третьому сценарії. Людина відкриває ФОП «під декрет», кидає на ЄСВ помітну суму і чекає пропорційної виплати. Закон тут холодний: спочатку стаж, потім база. Якщо плануєте вагітність і можете почекати — краще накопичити хоча б пів року сплаченого внеску, і лише потім гратися з підвищеною базою.

На скільки днів дають лікарняний

Стандарт — 126 календарних днів: орієнтовно 70 до пологів і 56 після. Якщо пологи ускладнені або народилося двоє чи більше дітей — 140 днів. Для жінок 1–3 категорій постраждалих унаслідок Чорнобильської катастрофи — 180 днів (90 і 90).

• 126 днів — типовий перебіг вагітності й пологів.
• 140 днів — ускладнення або двійнята / кілька немовлят; часто це «доплата» ще 14 днів окремим листком.
• 180 днів — окрема норма для чорнобильських категорій.
• Усиновлення протягом двох місяців від народження — від дня усиновлення до закінчення 56 днів (70 — якщо дітей двоє і більше).

Частину «допологових» днів за бажанням можна перенести після пологів, якщо немає медичних протипоказань. Загальна тривалість не змінюється. І ще: допомогу рахують і платять одразу за всі дні листка, незалежно від того, скільки з них фактично минуло до пологів. Не треба «довиходити» кожен день, щоб сума не обрізалася.

Медичний висновок формують із дати, яку обирає пацієнтка, у вікні від початку 30-го тижня вагітності до дня пологів. Для чорнобильських категорій — від 27-го тижня. Якщо хочете піти пізніше — кажіть лікарю одразу, потім доганяти дату незручно.

Подовження на 14 днів через ускладнення — це той самий страховий випадок, не новий розрахунок. Середньоденний лишається, розрахунковий період той самий. Просто подаєте ще одну заяву-розрахунок і дублюєте пакет.

Як оформити: покроково, без «якось розберемося»

Тут немає однієї кнопки «отримати декретні». Є ланцюжок, і він сиплеться на найбуденніших речах: рахунок не той, декларація не та, лікарняний ще «не готовий», у заяві обрали не той додаток. Нижче — робоча послідовність, якою користуються ті, хто проходить це не вперше.

Крок 1. Дочекатися е-лікарняного

Лікар формує медичний висновок. На його підставі в електронному реєстрі з’являється листок непрацездатності. Статус «Готовий до сплати» зазвичай настає через 7 днів після відкриття. Раніше подавати заяву-розрахунок безглуздо: система просто не підтягне листок.

Перевіряйте кабінет на порталі Пенсійного фонду, не покладайтеся на «мені в поліклініці сказали, що все є». Інколи висновок є, а листок ще «в дорозі» між реєстрами. Це не драма, це очікування. Зате коли статус з’явився — годинник уже цокає.

Крок 2. Відкрити рахунок 2604

Страхові кошти не падають на звичайний підприємницький рахунок (ті, що починаються на 2600). Потрібен окремий поточний рахунок для зарахування страхових коштів — IBAN на 2604 — або спеціальна картка для соцвиплат. Кошти на ньому можна використати лише на страхові виплати, стягнення кредиторів туди не дістається.

Помічала одну й ту саму сцену у відділенні: менеджер киває, відкриває «ще один ФОП-рахунок», а код виходить знову 2600. Ви йдете задоволені, ПФУ потім не може профінансувати. Просіть саме рахунок для страхових / соціальних виплат, код 2604, і беріть довідку банку про відкриття. Без цієї папірки в пакеті заява часто «висить».

Коли гроші зайдуть — переказуєте їх на особисту картку або знімаєте в касі. На підприємницький рахунок їх спрямовувати не можна. Не змішуйте потоки, навіть якщо «так зручніше для обліку».

Крок 3. Довідкова декларація — інакше ПФУ вас «не бачить»

За поточний рік фонд не бачить вашого ЄСВ, доки не прийде декларація з типом «Звітна» і позначкою «Довідково». У ній (і в Додатку 1) вказують призначення: матеріальне забезпечення, страхові виплати. Зазначають місяці поточного року зі сплаченим внеском, включно з місяцем лікарняного.

Показники доходу в цій довідковій історії не роздувайте. Потрібна сплата ЄСВ і правильні позначки в розділах про місяць відкриття листка. Дані потім обов’язково продублюйте в Додатку 1 річної декларації. Інакше наприкінці року вилізе роз’їзд між «довідковою» картинкою і річним звітом — зайвий привід для питань.

Крок 4. Довідка про відсутність боргу і ОК-7

Довідку про відсутність заборгованості з платежів, які адмініструє ДПС, замовляють заявою F1300306 через Електронний кабінет або паперово в своїй інспекції. У заяві вказують, що довідка для головного управління ПФУ вашої області. Інколи інспекції відшивають формулювання зі статті закону про ЄСВ. Тоді люди пробують іншу підставу — і це вже рулетка по областях, не норма.

Довідку ОК-7 беріть на порталі ПФУ (запит на електронний документ) або в Дії. Не в день подання декларації, а за кілька днів: реєстр має «перетравити» сплату. Дивіться три речі: чи стоїть «ТАК» щодо сплати ЄСВ за потрібні місяці, чи є страховий стаж, чи підтягнувся дохід. Якщо ОК-7 порожня — заяву-розрахунок краще не ганяти. Спершу розберіть реєстр.

Крок 5. Заява-розрахунок на порталі ПФУ

Авторизуйтеся кваліфікованим електронним підписом як юридична особа — так, навіть якщо ви ФОП. Далі: заяви-розрахунки → створити нову → основна ЗР. Для е-лікарняного тип «ЕРЛН», номер додатка — Додаток 6. Після оновлення форми (постанова ПФУ від 19.08.2025 № 28-1) вибір Додатка 1 для декретного листка дає порожнечу: лікарняний не підтягується. Ось така дрібниця валить увесь вечір роботи.

1. Перевірте ПІБ, РНОКПП, назву.
2. Вставте IBAN рахунку 2604, не «звичайного» ФОП.
3. Додайте листок непрацездатності з реєстру.
4. Впишіть пораховану суму: середньоденний × кількість днів.
5. Прикріпіть скани пакета і підпишіть КЕП.

До пакета зазвичай входять: копія декларації за минулий рік і довідкова за поточний, довідка про відсутність боргу з ЄСВ, довідка банку про спецрахунок, витяг з ЄДР, копія ОК-7, рішення ФОП про призначення допомоги собі та довідка-розрахунок у довільній формі з арифметикою. Хтось ще додає квитанції про сплату ЄСВ — не завадить, якщо реєстр сумнівається.

Строки такі. Після статусу «Готовий до сплати» рішення про призначення — не пізніше 3 робочих днів. Заяву-розрахунок після рішення — не пізніше 5 робочих днів. Фінансування ПФУ — протягом 3 робочих днів після надходження заяви. Якщо все пройшло ідеально, від «готового» листка до грошей на 2604 минає близько двох тижнів. Якщо не ідеально — рахуйте тижнями переписок.

Звернутися за допомогою можна не пізніше ніж через 6 місяців із дня закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Проспали пів року — страхове вікно зачинено.

Крок 6. Гроші зайшли — ще два рухи

Перший: протягом місяця з дня виплати подайте повідомлення про виплату коштів застрахованій особі. Той самий кабінет ПФУ, та сама заява-розрахунок, кнопка створення повідомлення. Працює лише якщо заява вже в статусі «Оплачено». Вказуєте дату і суму. Статус повідомлення має стати «прийнято».

Другий: у Додатку 4ДФ показати цю суму. Податківці роз’яснювали: ФОП для себе є страхувальником і податковим агентом, тож лікарняні від ПФУ відображають у 4ДФ. Графи сум — так, графи податку — порожні, ознака доходу «128». Не тому що це «заробили». Тому що звітність любить бачити рух, навіть неоподатковуваний.

Податки під час декрету: що можна не платити, а що ні

Сама допомога по вагітності та пологах не входить до підприємницького доходу. Для єдинника це кошти цільового призначення від ПФУ. Для загальної системи — виплата, звільнена від ПДФО і військового збору за правилами статті 165 Податкового кодексу. ЄСВ «зверху» з цієї суми теж не нараховують. Це не зарплата і не виручка.

Інша розмова — податки з вашої звичайної діяльності, поки лікарняний відкритий. Тут уже залежить від групи і від того, чи працюєте.

Податкова «пауза» для 1–2 групи

Платниця 1 або 2 групи без найманих працівників може не платити єдиний податок за період непрацездатності, якщо він триває 30 і більше календарних днів. Підстава — витяг з Електронного реєстру листків непрацездатності. Заява до ДПС — у довільній формі, через «Листування з ДПС» в Електронному кабінеті, одразу з витягом. Окрему заяву на військовий збір писати не треба: в одній вказуєте обидва платежі.

Нюанс із місяцями. Якщо лікарняний почався до 20 числа — єдиний податок не платите за цей місяць і за всі повні місяці всередині періоду. Місяць, у якому листок закінчився, вже сплачується як звичайно. І головне: якщо в цей час ви все ж ведете діяльність — клієнти, накладні, еквайринг — звільнення згорає. Податкова дивиться не на намір «я в декреті», а на факт роботи.

ЄСВ «за себе» сам по собі не відпочиває

Отримання декретних не скасовує обов’язок платити єдиний внесок. Воєнне право не нараховувати ЄСВ «за себе» на 2025–2026 роки зупинене. Тож загальне правило 2026-го: ФОП-платниця внеску платить його далі, навіть із відкритим лікарняним.

Винятки є, і вони конкретні, не «ну я ж мама».

• Є основне місце роботи, і роботодавець сплатив за вас ЄСВ не нижче мінімального — за ці місяці «за себе» не платите. Правило діє і тоді, коли роботодавець нарахував внесок на суму допомоги по вагітності та пологах.
• Якщо роботодавець сплатив менше мінімуму — доплачуєте різницю самі.
• Пенсія за віком / за вислугу, інвалідність, досягнення пенсійного віку з відповідною виплатою — окремі безумовні звільнення.
• Після пологів, якщо отримуєте допомогу при народженні дитини (860 грн щомісяця до трьох років), податкова в роз’ясненнях і індивідуальних консультаціях підтверджує звільнення від ЄСВ «за себе» за місяці такої допомоги. Це вже інша виплата, не декретні за лікарняним.

Не змішуйте три речі: 126 (чи 140) днів страхової допомоги, щомісячні 860 грн при народженні і відпустку по догляду до трьох років. Для найманої це один сюжет із кадровими наказами. Для ФОП — три різні режими зі своїми наслідками для ЄСВ. З 1 січня 2026-го тут ще й перехідні норми після змін у законодавстві про підтримку сімей. Якщо якраз «перетинаєте» цю дату з відкритою відпусткою по догляду — не ворожіть, уточніть у свого бухгалтера по вашій даті призначення.

ФОП і робота за наймом одночасно

Багато хто тримає і трудову книжку, і ФОП «про всяк випадок». На декреті це дає не подвійну виплату, а розвилку. Електронний лікарняний іде роботодавцю. Допомогу по вагітності та пологах платять за основним місцем роботи. Другий раз ті самі дні «як підприємниця» ПФУ не фінансує.

Звучить образливо, якщо ви ще й внесок «за себе» платили. Але логіка страхування тут інша, ніж логіка «я ж двічі в системі». Є основне місце — виплату дає воно. Статус ФОП у ці місяці здебільшого означає інше: якщо роботодавець закрив мінімальний ЄСВ, ви звільнені від внеску «за себе». Не бонус у вигляді другої суми, а відсутність подвійної сплати.

Сумісництво — окрема історія. Закон дозволяє декретні за основним місцем і за сумісництвом, бо це різні трудові договори. ФОП до сумісництва не прирівнюється. Не підставляйте підприємництво під цю норму, не спрацює.

Типові помилки, через які заява їде в відмову

Не вигадані «страшилки», а речі, на яких люди губляться навіть із нормальним бухгалтером.

1. ЄСВ не сплачено саме за місяць відкриття листка. Решта року бездоганна — не рятує.
2. Заяву подали, доки лікарняний не «Готовий до сплати». Портал мовчить або відшиває.
3. IBAN звичайного ФОП-рахунку замість 2604.
4. Немає довідкової декларації — у реєстрі порожньо, фонд «не бачить» внесок поточного року.
5. Обрали Додаток 1 замість Додатка 6. Листок не підтягнувся, нерви є, грошей немає.
6. У заяві сума «зі стелі», без довідки-розрахунку. Або навпаки — забули про мінімальну «підлогу» 284,07 грн і написали менше.
7. Борг з ЄСВ або роз’їзд між квитанціями і ОК-7.
8. Авторизація в кабінеті «як фізособа», а не як страхувальник / юридична особа. Меню заяв-розрахунків навіть не знайдете.
9. Після грошей забули повідомлення про виплату. Це вже не про отримання, а про те, щоб фонд не прийшов із питаннями пізніше.
10. Чекали «податкової відпустки», а самі відвантажували замовлення. Єдиний податок за цей час ніхто не скасовував.

Ще одна тиха помилка — рахувати декретні з обороту або з «середнього чека». ПФУ бере дохід, з якого сплачено внесок, і все. Можна мати мільйон на рахунку і мінімальну виплату, якщо ЄСВ був мінімальний. Можна мати скромний сезон і більшу допомогу, якщо свідомо піднімали базу. Це не лазівка, це конструкція страхування.

Якщо страхової виплати немає — що лишається

Не сплатили ЄСВ за місяць випадку — через систему соцстрахування допомоги не буде. Для незастрахованих жінок у 2026 році діє фіксована допомога: 7000 грн із розрахунку на місяць. За 126 днів це близько 29,4 тис. грн. Призначає вже не «соцзахист по-старому», а Пенсійний фонд, на спеціальний рахунок на кшталт Дія.Картки. Сума менша за страховий мінімум ФОП, але це не нуль.

Окремо від лікарняного існує допомога при народженні дитини — щомісячні 860 грн до трьох років (плюс перший, більший платіж на старті). Її не треба плутати з декретними. Декретні — разова страхова виплата за лічені дні непрацездатності. 860 грн — довга державна допомога після народження, і саме вона в багатьох випадках дає паузу з ЄСВ «за себе».

Працювати під час лікарняного ФОП формально може: трудового «заборонити собі» ніхто не в змозі, бо ви не наймана. Питання в наслідках. Працюєте — немає звільнення від єдиного податку в 1–2 групі. Не працюєте — зберіть заяву й витяг, інакше податкова нічого сама не «побачить». Клієнтам можна написати про паузу прямо. Більшість нормально реагує, якщо не зникати мовчки на два місяці.

Що зробити цього тижня, якщо лікарняний уже на горизонті

Не чекайте 30-го тижня, щоб «почати розбиратися». Перевірте, чи немає боргу з ЄСВ. Сплатіть внесок за поточний місяць, ще до візиту в жіночу консультацію з приводу висновку. Відкрийте рахунок 2604, поки черга в банку не збіглася з токсикозом. Знайдіть КЕП і перевірте, чи заходите в кабінет ПФУ саме як страхувальник.

Якщо до декрету ще є кілька місяців — подумайте про базу ЄСВ. Підняти внесок зараз дешевше, ніж шкодувати після виплати в 35 тисяч, коли могли б отримати ближче до 90. Але лише за умови, що стажу за останній рік уже не обріже «стеля» в 568,13 грн на день. Інакше переплата внеску просто згорить об обмеження.

Коли листок стане «готовим до сплати», не імпровізуйте з сумою. Порахуйте, зберіть пакет, оберіть Додаток 6, вкажіть правильний IBAN. Після грошей — повідомлення про виплату і рядок у 4ДФ з ознакою 128. Це нудно. Це працює.

Якщо історія нерівна — короткий стаж, паралельна трудова, борг, «воєнні» місяці без ЄСВ, подовження на 14 днів — не тягніть заяву навмання. Візьміть годину з бухгалтером, який уже проводив ФОП через ПФУ, не «взагалі вміє в декларації». Помилка на цьому кроці коштує десятків тисяч, а не «ну перездамо потім».