Фактична перевірка — це раптовий виїзд податківців на торгову точку, склад, кав’ярню чи інший об’єкт, де реально ведеться діяльність. Її не вносять до плану-графіка, про неї не попереджають листом. Інспектори дивляться не декларації, а те, що відбувається зараз: чи пробивають чек, чи є ліцензія, чи оформлені люди за прилавком.
Цей формат контролю закріплений у підпункті 75.1.3 статті 75 Податкового кодексу України. На відміну від документальної перевірки, він не спрямований на нарахування податку «з паперів». Завдання інше — зафіксувати фактичний стан речей. Саме тому суди неодноразово наголошували: перевіряти мають саме місце діяльності, а не юридичну адресу чи кабінет бухгалтера.
Нижче — як відрізнити законний візит від формального, що перевіряти в документах за перші хвилини, коли можна не допускати перевіряючих і що робити після акта, щоб не програти справу через дрібницю.
Чим цей контроль відрізняється від камеральної та документальної перевірки
Податковий кодекс дає ДПС три основні інструменти: камеральну, документальну і фактичну перевірку. плутанина між ними дорого коштує. Камеральна відбувається в кабінеті податківця за поданою звітністю, без виїзду. Документальна — це робота з первинкою, реєстрами, договорами; вона може бути плановою чи позаплановою, виїзною чи невиїзною.
Фактична перевірка стоїть окремо. Її проводять без попередження (пункт 80.1 статті 80 ПКУ). Предмет обмежений: обіг готівки, розрахункові операції, каса, ліцензії та свідоцтва (зокрема на підакцизні товари), оформлення трудових відносин. Перевіряти нарахування ПДВ чи прибутку «взагалі» в межах цього візиту не можна.
Верховний Суд у постанові від 2 березня 2023 року у справі № 380/13375/21 прямо вказав: особливість фактичної перевірки в тому, що оцінюють не бухгалтерські документи як такі, а правильність фактичних дій. Звідси випливає головна практична вимога — місце проведення має збігатися з місцем реальної діяльності або розташування об’єкта власності.
| Ознака | Фактична перевірка | Документальна виїзна |
|---|---|---|
| Попередження | Немає | Є (для планової — заздалегідь) |
| Місце | Точка діяльності, склад, об’єкт | Зазвичай місцезнаходження платника |
| Предмет | Готівка, РРО/ПРРО, ліцензії, трудові відносини | Облік, декларації, первинка за період |
| Строк | До 10 діб + 5 | Залежить від розміру платника |
| Мінімум інспекторів | Двоє і більше | Не менше двох для виїзної |
Джерело порівняння: статті 75, 77–82 Податкового кодексу України.
На практиці це означає інше: касир або продавець часто першими бачать перевіряючих. Якщо на точці немає керівника, перевірка все одно може стартувати — за умови правильних документів і присутності особи, яка фактично проводить розрахунки.
Сім підстав: без конкретної причини візит незаконний
Пункт 80.2 статті 80 ПКУ містить вичерпний перелік. Достатньо однієї підстави, але вона має бути реальною, а не «для галочки». У наказі недостатньо процитувати номер підпункту. Судова практика вимагає короткого опису фактичних обставин: звідки взялася інформація, що саме дає підстави підозрювати порушення.
- Результати перевірок інших платників, які вказують на можливі порушення саме у цього суб’єкта (підакциз, розрахунки, каса, ліцензії) — підпункт 80.2.1.
- Інформація від державних органів або органів місцевого самоврядування про можливі порушення — підпункт 80.2.2.
- Письмове звернення покупця (споживача), оформлене відповідно до закону, про порушення порядку розрахунків, каси, патентування чи ліцензування — підпункт 80.2.3.
- Неподання обов’язкової звітності про РРО/ПРРО, розрахункові книжки чи КОРО або подання її з нульовими показниками — підпункт 80.2.4.
- Інформація про порушення у сфері спирту, алкоголю, тютюну, рідин для електронних сигарет, пального, обладнання акцизних складів — підпункт 80.2.5.
- Порушення, виявлені за результатами попередньої перевірки з питань пункту 75.1.3 ПКУ — підпункт 80.2.6.
- Інформація про неоформлених працівників, виплату зарплати без податків або підприємницьку діяльність без державної реєстрації — підпункт 80.2.7.
Найчастіше на торгових точках фігурують скарга покупця і «інформація від держорганів». Саме тут виникає найбільше спорів. Верховний Суд неодноразово підкреслював: якщо підставою є звернення споживача, воно має бути належно оформлене і зареєстроване. Формальне посилання на «лист» без змісту, дати й джерела — слабке місце наказу.
Окремо варто пам’ятати про контрольну розрахункову операцію. Перед початком перевірки з питань розрахунків і каси посадові особи ДПС можуть провести контрольну закупівлю. Це не окремий вид контролю, а інструмент фіксації, як точка працює «тут і зараз».
Перші хвилини: які документи мають показати
Допуск регулює стаття 81 ПКУ. Посадові особи мають право приступити до фактичної перевірки лише за наявності підстав і після пред’явлення комплекту документів:
- направлення на перевірку з датою видачі, назвою органу, реквізитами наказу, даними платника або адресою об’єкта, метою, видом («фактична»), підставами, датою початку, тривалістю, посадою і прізвищем перевіряючого;
- копія наказу керівника (заступника чи уповноваженої особи) з тими самими ключовими реквізитами, зокрема з адресою об’єкта, якщо вона не збігається з місцезнаходженням платника;
- службові посвідчення саме тих осіб, які зазначені в направленні.
Направлення і наказ дійсні за наявності підпису керівника (заступника, уповноваженої особи) і печатки органу. Непред’явлення документів або оформлення з порушенням вимог ПКУ — єдина законна підстава відмовити в допуску. Відмова «бо немає директора», «незручний час» чи «сьогодні інвентаризація» законом не передбачена.
Підпис у направленні — не формальність. У ньому фіксують прізвище, посаду, дату і час. Відмова розписатися не зупиняє перевірку: інспектори складають акт про відмову від підпису, і цей акт сам стає підставою почати перевірку. Це інша ситуація, ніж відмова в допуску через дефект документів.
Перевірку проводять двоє і більше посадових осіб у присутності посадової особи суб’єкта, його представника та/або особи, яка фактично здійснює розрахункові операції (пункт 80.7 статті 80 ПКУ). Одна людина з посвідченням «зайти подивитися» — уже сигнал перевірити комплект документів уважніше.
Що дивляться на точці: каса, чеки, ліцензії, люди
Предмет вузький, але глибокий. Інспектори фіксують реальний процес продажу, а не лише наявність папки з договорами.
Розрахунки і каса
Перевіряють, чи застосовується РРО або ПРРО там, де це обов’язково; чи видається фіскальний чек; чи збігаються суми в системі з фактичними продажами; як ведуться касові документи, якщо вони потрібні. Для частини платників критичним залишається питання розрахунків електронними платіжними засобами: відсутність можливості оплати карткою сама по собі фігурує в підставах і скаргах споживачів.
Ліцензії та підакциз
Дивляться не лише «чи є папір», а чи відповідає ліцензія місцю торгівлі, асортименту і режиму. Для алкоголю, тютюну, пального додаються акцизні марки, умови зберігання, облік. Підпункт 80.2.5 окремо «заточений» під цю сферу: тут перевірка часто жорсткіша, а відмова в допуску може тягнути ще й ризики для ліцензії.
Трудові відносини
Пункт 80.6 статті 80 ПКУ прямо дозволяє з’ясовувати, чи оформлені трудові відносини з тими, хто працює на місці, у тому числі з випробувальним строком. Інспектори можуть просити документ, що посвідчує особу. Мета — звірити фактичну присутність людини з кадровим обліком і сплатою податків із зарплати. «Помічник за кавою» без договору — класичний ризик саме фактичної, а не камеральної перевірки.
Додатково можуть проводити хронометраж операцій і складати про це довідку (пункт 80.8 статті 80 ПКУ). Це спосіб зафіксувати, скільки продажів відбувається за годину і чи всі вони проходять через касу.
Коли можна не допускати і чим небезпечна відмова «на всяк випадок»
Законна відмова в допуску можлива лише якщо документи не пред’явили або оформили з порушенням статті 81 ПКУ. Усі інші мотиви — зона ризику.
Якщо платник не допускає перевіряючих без законної підстави, інспектори складають акт про відмову (пункт 81.2 статті 81 ПКУ). Далі можливий адміністративний арешт майна за підпунктом 94.2.3 статті 94 ПКУ. Для ліцензіатів у сфері алкоголю, тютюну чи пального відмова в допуску окремо фігурує як підстава для припинення дії ліцензії.
З практики спорів видно типову помилку: керівник «не пускає», бо в наказі лише цитата норми без фактів, але акт про відмову складають одразу, а детальний аналіз наказу відкладають «на потім». Правильніша послідовність — зафіксувати дефекти письмово в момент візиту, дати пояснення до акта і паралельно готувати оскарження наказу. Сам по собі недопуск не скасовує наказ автоматично.
Важливий нюанс присутності. Допускати мають право посадові особи суб’єкта, представник або особа, яка фактично проводить розрахунки. Касир на зміні — не «випадковий свідок», а учасник процедури. Його варто заздалегідь проінструктувати: що можна підписувати, що фотографувати, кого викликати.
Скільки триває перевірка і як оформлюють результат
Пункт 82.3 статті 82 ПКУ обмежує тривалість десятьма добами. Продовження — не більш як на п’ять діб за рішенням керівника органу. Підстав для продовження лише дві: заява самого суб’єкта, якщо треба подати документи, або змінний режим / підсумований облік робочого часу.
Період, який можуть охопити, окремо не «стискається» до дня візиту. Контролюючий орган орієнтується на строки давності статті 102 ПКУ. Після завершення карантинного і воєнного «заморожування» строків перебіг давності знову йде за загальними правилами; це варто враховувати, коли в акті фігурують операції минулих періодів.
Результат оформлюють актом (якщо є порушення) або довідкою (якщо порушень не встановили). Документ складають у двох примірниках, реєструють не пізніше наступного робочого дня після закінчення перевірки. Підписують перевіряючі, особа, яка проводила розрахунки, платник або представник. Відмова підписати акт не знищує його: складають акт про відмову, примірник вручають або надсилають у порядку статті 58 ПКУ.
Підпис «із зауваженнями» майже завжди корисніший за демонстративну відмову. У зауваженнях фіксують: який об’єкт перевіряли, яких документів не показали, які пояснення не взяли до уваги, де розійшлися суми. Ці рядки потім працюють в адміністративному і судовому оскарженні.
Поширені помилки, через які бізнес програє навіть сильну позицію
Перша — плутати відмову від підпису в направленні з відмовою в допуску. Перша перевірку не зупиняє. Друга має сенс лише за дефекту документів.
Друга — не звіряти адресу об’єкта. Якщо наказ виписаний на одну точку, а інспектори зайшли в сусідній відділ чи склад без окремого документа, це вже питання законності обсягу перевірки. Суди скасовують рішення, коли об’єкт неможливо ідентифікувати.
Третя — мовчати під час фіксації «неоформленого працівника». Пояснення «це родич / підміна / стажер» треба давати одразу і підкріплювати документами, а не вигадувати після акта.
Четверта — ігнорувати СОД РРО. Штрафи, побудовані лише на витягу з сервера без прив’язки до конкретних чеків і обставин продажу, суди інколи оцінюють критично. Але розраховувати лише на цей аргумент небезпечно: якщо на місці не пробили чек під час контрольної закупівлі, витяг лише посилює позицію ДПС.
П’ята — чекати, що мораторій «на перевірки» автоматично закриє фактичний контроль. Обмеження воєнного періоду стосуються насамперед документальних перевірок і об’єктів на територіях бойових дій чи окупації за офіційним переліком. Для звичайної торгової точки в умовно безпечному регіоні фактична перевірка залишається робочим інструментом ДПС. З кінця 2025-го служба публічно говорила про зменшення кількості таких виїздів і ризико-орієнтований відбір, але це зміна акцентів, а не заборона.
Що робити після акта і коли потрібен юрист
Після вручення акта є короткий проміжок на заперечення. Їх варто писати предметно: норма ПКУ, документ, який не відповідав вимогам, факт, який не довели. Далі — податкові повідомлення-рішення і, за потреби, адмінпротокол.
Оскаржувати має сенс не «перевірку як явище», а конкретні дефекти: відсутність реальної підстави в наказі, перевірка не того місця, вихід за предмет статті 75.1.3, недоведеність суми штрафу, порушення порядку допуску. Якщо процедуру зламали, суди часто визнають протиправними саме наслідки — ППР, а не абстрактний «візит».
До фахівця варто звертатися одразу, якщо:
- у наказі немає конкретних фактів, лише номер підпункту;
- інспектори прийшли не за адресою об’єкта;
- склали акт про недопуск і заговорили про арешт майна;
- йдеться про ліцензію на підакциз;
- в акті «неоформлені працівники» без ідентифікації осіб і без ваших пояснень;
- сума донарахувань або штрафу критична для обороту точки.
Поки юрист не підключився, зберігайте копії наказу, направлення, службових посвідчень, фото вітрин і каси на момент візиту, чеки контрольної закупівлі, список працівників зміни. Ці дрібниці часто вирішують спір краще, ніж загальні тези про «тиск на бізнес».
Фактична перевірка залишається найшвидшим способом держави подивитися, як точка працює насправді. Закон дає платнику вузький, але робочий набір захистів: правильні документи на вході, обмежений предмет, фіксовані строки, право на зауваження до акта. Хто користується цим набором у перші години, рідше доводить справу до арешту рахунків і скасування ліцензії.
