Як оформити декретні виплати онлайн: хто куди натискає

Онлайн-шлях уже не «бонус», а основний спосіб оформити допомогу по вагітності та пологах. З 1 липня 2025 року ці виплати веде Пенсійний фонд України, а не управління соцзахисту. З 1 січня 2026-го для незастрахованих жінок сума стала фіксованою — 7 000 грн на місяць, а гроші йдуть на Дія.Картку.

Помилка, через яку гублять тижні, одна: людина шукає «універсальну кнопку в Дії», хоча маршрутів три. Працюєте за трудовим договором — заяву-розрахунок подає роботодавець. ФОП зі сплаченим ЄСВ — ви самі заходите в кабінет страхувальника. Не працюєте і не сплачуєте внесок — заяву пишете як громадянка на порталі ПФУ або, якщо сервіс уже відкритий, у Дії.

Нижче — робоча карта: статус, кабінет, документи, суми, типові відмови й що робити, коли е-лікарняний «є, але система його не бачить».

Спочатку визначте статус: від нього залежить увесь маршрут

Декретні виплати в законі називаються допомогою у зв’язку з вагітністю та пологами. Право виникає після медичного висновку категорії «Вагітність та пологи» — зазвичай із 30-го тижня. Далі система ділить заявниць на дві великі групи: застрахованих (є сплата ЄСВ) і незастрахованих. Усередині застрахованих ще два сценарії — наймана працівниця і ФОП, яка страхує сама себе.

Застрахована жінка отримує 100% середньої зарплати або доходу. Страховий стаж на відсоток не впливає: навіть із коротким стажем допомога йде в повному розмірі, але тоді спрацьовує стеля — не більше суми, порахованої з двократного розміру мінімальної зарплати. Незастрахована — студентка, домогосподарка, безробітна, ФОП без ЄСВ, неповнолітня — отримує фіксовані 7 000 грн на місяць.

Тривалість однакова для всіх: 70 календарних днів до пологів і 56 після. Ускладнені пологи або двійнята — 70 днів після, разом 140. Жінки 1–3 категорій постраждалих від Чорнобильської катастрофи — 180 днів (90 + 90). Допомогу рахують сумарно й виплачують одразу за весь період, навіть якщо до пологів ви використали менше днів, ніж «належало».

Джерело: Пенсійний фонд України, Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування», Закон «Про державну допомогу сім’ям з дітьми».

Військовослужбовиці, поліцейські та інші спеціальні категорії йдуть окремим шляхом: допомога — 100% середньомісячного грошового забезпечення, оформлення за місцем служби. Сумісниця має право на виплату в кожного роботодавця, де з її зарплати йшов ЄСВ.

Що змінилось у правилах: ПФУ замість соцзахисту і нова сума

До літа 2025 року незастраховані жінки несли папку в управління соцзахисту. Постанова Кабміну № 695 від 11 червня 2025 року переклала призначення більшості державних соціальних допомог, зокрема допомоги по вагітності та пологах, на Пенсійний фонд. З 1 липня 2025-го звертатись треба до сервісного центру ПФУ, ЦНАПу, уповноваженої особи громади або онлайн — на вебпортал електронних послуг.

Друга хвиля змін — з 1 січня 2026 року. Для незастрахованих замість прив’язки до прожиткового мінімуму (раніше це фактично чверть «мінімалки» на дитину) встановили 7 000 грн із розрахунку на місяць. З 2027-го розмір щороку фіксуватиме закон про держбюджет. Виплата йде лише на поточний рахунок зі спеціальним режимом використання, до якого емітовано Дія.Картку в уповноваженому банку. Звичайна зарплатна картка для цього виду допомоги більше не підходить.

Форму заяви затверджено постановою Кабміну № 765 від 25 червня 2025 року. На порталі її не треба шукати в PDF: поля підтягуються в кабінеті. Паперовий варіант лишається — особисто в будь-якому сервісному центрі ПФУ незалежно від прописки, через ЦНАП, поштою рекомендованим листом.

Якщо допомогу призначили ще до 1 липня 2025-го, дані перенесли автоматично. Повторно подавати заяву не потрібно, але варто перевірити реквізити й пройти ідентифікацію. Без ідентифікації виплату можуть призупинити.

Офіційно працюєте: ваш крок — лікарняний і заява роботодавцю

Для найманої працівниці «оформити декретні онлайн» означає не самій заповнювати заяву-розрахунок, а закрити свою частину так, щоб бухгалтерія могла натиснути кнопку в кабінеті страхувальника. Ланцюжок такий.

На 30-му тижні лікар формує медичний висновок в електронній системі охорони здоров’я. З нього автоматично з’являється е-лікарняний у кабінеті застрахованої особи на portal.pfu.gov.ua і в кабінеті роботодавця. Паперовий бланк 147/о потрібен лише в рідкісних випадках, коли електронний документ сформувати неможливо.

Далі напишіть заяву про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами — із датою початку. Її можна віддати через внутрішній електронний документообіг, на корпоративну пошту або підписати КЕПом, якщо так прийнято на підприємстві. Окремо несіть «декретну заяву в ПФУ» не треба: фінансування запускає роботодавець.

Страхувальник протягом п’яти робочих днів після рішення про призначення допомоги формує заяву-розрахунок на порталі ПФУ: розділ «Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам» → «Створити нову» → тип «ЕРЛН» для електронного лікарняного. Документи розглядають не пізніше трьох робочих днів (е-лікарняний стає готовим до сплати орієнтовно за сім днів після відкриття). Гроші ПФУ переказує роботодавцю, а той виплачує вам у найближчий день зарплати або одразу після надходження коштів.

Що можете зробити ви, не чекаючи бухгалтера:

1. Увійдіть у кабінет застрахованої особи на portal.pfu.gov.ua через КЕП, Дію або BankID.
2. Перевірте, що е-лікарняний відображається і має статус, близький до «готовий до сплати».
3. Звірте страховий стаж і нарахування ЄСВ за останні 12 місяців — саме з них рахують середньоденну.
4. Якщо працюєте за сумісництвом, повідомте другого роботодавця: йому знадобиться копія лікарняного, засвідчена за основним місцем, і довідка про доходи.

Багато хто стикається з ситуацією, коли лікарняний у вашому кабінеті вже є, а в заяві-розрахунку роботодавця «не підтягується». Причина часто технічна: нова форма заяви-розрахунку (постанова правління ПФУ від 19.08.2025 № 28-1) має окремі вкладки, і бухгалтер обирає не той додаток. Рішення — не «переоформлювати декрет», а попросити створити заяву саме з додатком про тимчасову непрацездатність і типом ЕРЛН.

ФОП: як подати заяву-розрахунок самій через кабінет страхувальника

Підприємиця — одночасно і застрахована особа, і страхувальник. Тому онлайн-маршрут довший, ніж у найманої працівниці, але його реально пройти без візиту до сервісного центру. Умова номер один: ЄСВ сплачено, боргу немає. ФОП, яка не платить внесок, для ПФУ незастрахована і йде за фіксованими 7 000 грн, а не за 100% доходу.

Перед кабінетом зробіть чотири речі. Відкрийте окремий поточний рахунок із кодом 2604 — страхові кошти не можна садити на підприємницький рахунок. Сплатіть ЄСВ за місяць, у якому відкрито лікарняний. Подайте до податкової інформаційну декларацію (позначка «звіт + інформаційна», у додатку — призначення матеріального забезпечення). Замовте довідку про відсутність заборгованості з ЄСВ (форма F1300306 в електронному кабінеті ДПС) і довідку ОК-7 на порталі ПФУ: «Комунікації з ПФУ» → «Запит на отримання електронного документу» → «Довідка ОК-7». Ту саму ОК-7 можна замовити в Дії: «Сервіси» → «Довідки та витяги».

Заяву-розрахунок формуйте так:

1. Авторизуйтесь на portal.pfu.gov.ua як юридична особа, навіть якщо ви ФОП. Вхід як фізособа цей розділ не відкриє.
2. Ліве меню: «Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам» → «Створити нову».
3. Тип — допомога по вагітності та пологах, джерело — ЕРЛН або паперові документи. Для е-лікарняного обирайте відповідний додаток (часто це додаток 6, не додаток 1: саме він підтягує декретний листок).
4. Вкажіть IBAN рахунку 2604.
5. Долучіть скани: декларації, довідку про відсутність боргу, підтвердження відкриття рахунку, виписку з ЄДР, ОК-7, власне рішення про призначення допомоги й довідку-розрахунок суми.
6. Підпишіть КЕПом і відправте.

Після зарахування коштів протягом 30 днів подайте повідомлення про виплату: знайдіть свою заяву-розрахунок, оберіть лікарняний, проставте дату й суму, статус має стати «Оплачено». Без цього повідомлення ПФУ вважає цикл незакритим.

Нюанс, який пропускають: на період декретної відпустки ФОП не звільняється від сплати ЄСВ. Внесок за місяці відпустки все одно треба платити, інакше наступні страхові виплати (лікарняні, майбутня пенсія) «дірявляться».

Приклад. ФОП щомісяця платила ЄСВ 5 000 грн. База доходу: 5 000 × 100 / 22 ≈ 22 727 грн. Лікарняний відкрито в червні, розрахунковий період — 12 попередніх місяців, 365 днів. Середньоденна: (22 727 × 12) / 365 ≈ 747 грн. За 126 днів — близько 94 100 грн. Якщо ЄСВ ішов лише з мінімалки 8 647 грн, виплата впреться в мінімум: 284,07 грн на день × 126 ≈ 35 793 грн.

Незастраховані: заява на порталі ПФУ, у Дії або поштою

Цей маршрут для жінок, яких немає в системі загальнообов’язкового державного соцстрахування: не працюєте, зареєстровані в центрі зайнятості, навчаєтесь на денній формі, ФОП без участі в страхуванні, звільнені у зв’язку з ліквідацією підприємства (не раніше ніж за шість місяців до права на допомогу), неповнолітні вагітні. ПФУ сам перевіряє статус через Державний реєстр соціального страхування — окрему «довідку, що я не застрахована» збирати не треба, якщо дані в реєстрі коректні.

Онлайн-подання для цієї категорії таке.

1. Відкрийте Дія.Картку в застосунку банку-партнера (ПриватБанк, monobank, Абанк, Sense Bank, Банк Кредит Дніпро) або через Дію: «Сервіси» → «Дія.Картка». Для дитячих і декретних виплат потрібен рахунок зі спеціальним режимом; у банках він може називатися «Турбота для дитини» або прив’язуватись до вже наявної Дія.Картки.
2. Увійдіть на portal.pfu.gov.ua з КЕП. Для онлайн-подачі підходять також ID-картка з NFC і відеоідентифікація на порталі.
3. У кабінеті: «Комунікації з ПФУ» → «Окремі види державних соціальних допомог».
4. Заповніть заяву: паспортні дані, РНОКПП, місце реєстрації й проживання, реквізити Дія.Картки. Поля з зірочкою — обов’язкові.
5. Вкажіть номер запису медичного висновку в Реєстрі (категорія «Вагітність та пологи»), якщо система не підтягнула його сама.
6. Долучіть скани лише якщо ПФУ не бачить відомості в реєстрах: довідка з місця навчання, з центру зайнятості, про звільнення через ліквідацію, про чорнобильську категорію.
7. Оберіть спосіб повідомлення про рішення, дайте згоду на обробку даних, натисніть «Підписати та відправити в ПФУ».

Статус дивіться в «Мої звернення». За технічної можливості ту саму заяву приймає портал або застосунок Дія та мобільний застосунок ПФУ. Якщо кнопки ще немає — це не відмова в праві: подайте через вебпортал ПФУ або папером. Звернення приймають у будь-якому сервісному центрі, без прив’язки до прописки.

Строк розгляду — до 10 календарних днів. Рішення повідомляють одразу, за обґрунтованих причин — не пізніше трьох робочих днів після ухвалення. Документи можна донести протягом місяця з дня повідомлення про нестачу: тоді датою звернення лишається день першої заяви.

Дедлайн жорсткий: заява має надійти не пізніше шести місяців з дня закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Пізніше право згорає. Подавати можна одразу після відкриття е-лікарняного, не чекаючи пологів.

Скільки вийде на рахунок: формули, стеля і що оформити одразу після пологів

Для застрахованих формула проста на вигляд і підступна в деталях. Беруть заробіток (дохід), з якого сплачено ЄСВ, за 12 календарних місяців перед місяцем страхового випадку. Ділять на кількість календарних днів перебування в трудових відносинах за цей період — мінус дні відпустки без збереження зарплати, простою не з вини працівниці тощо. Отриману середньоденну множать на 126, 140 або 180 днів. Порядок закріплено постановою Кабміну № 1266 від 26 вересня 2001 року.

Мінімальна зарплата 2026 року — 8 647 грн. З неї рахують обмежувачі:

Джерело: постанова КМУ № 1266, Закон про Держбюджет-2026, роз’яснення ПФУ; 30,44 — середня кількість днів місяця для страхових розрахунків; для незастрахованих — 7 000 грн × кількість днів / 30.

Приклад для найманої працівниці. Оклад 25 000 грн, 12 повних місяців, 365 днів, лікарняних не було. Середньоденна: 300 000 / 365 ≈ 821,92 грн. За 126 днів ≈ 103 562 грн. Якщо та сама жінка пів року була «в тіні», а ЄСВ з’явився лише 4 місяці тому, спрацює стеля 568,13 грн на день, і виплата впаде до 71 584 грн — навіть при «білій» зарплаті 25 000.

Працівниці й гіг-спеціалістки резидента Дія Сіті отримують допомогу з тієї бази, з якої фактично сплачено внески, теж незалежно від стажу, але з тими самими мінімумом і максимумом.

Після закінчення декретної відпустки логічно одразу запустити суміжні виплати — їх теж веде ПФУ, часто з того самого кабінету:

• допомога при народженні дитини — 50 000 грн; заява в ПФУ або через єМалятко;
• допомога для догляду за дитиною до одного року — 7 000 грн на місяць (10 500 грн, якщо дитина з інвалідністю); призначається з наступного дня після закінчення декрету;
• «Пакунок малюка» — натуральна допомога або грошовий еквівалент (у 2026-му орієнтир 8 451 грн); звертатись можна з 36-го тижня;
• пізніше, після виходу на повну зайнятість і до трьох років дитини — програма «єЯсла», 8 000 грн на місяць.

Декретні й допомога при народженні — різні кошти. Одна заява іншу не замінює.

Чому заяву «не бачить» система і що робити далі

Найчастіші збої не в «зламаному порталі», а в невідповідності статусу, рахунку або кабінету.

Не той вхід. ФОП заходить як застрахована фізособа й не знаходить заяв-розрахунків. Потрібен кабінет страхувальника (вхід як юридична особа) і КЕП, випущений на ФОП, не «на себе як громадянку».

Не той рахунок. Незастрахованій вказали звичайну картку — ПФУ не виплатить. ФОП вказала підприємницький IBAN замість 2604 — те саме. З практики, саме реквізити найчастіше стають причиною «заяву прийнято, кошти не пішли».

Е-лікарняний ще не готовий. Медичний висновок з’являється швидко, а статус «готовий до сплати» — орієнтовно за сім днів. Заяву-розрахунок, подану раніше, система відхиляє або не підтягує листок. Почекайте статус і створіть заяву знову, не редагуйте «мертву».

Борг з ЄСВ у ФОП. Без довідки про відсутність заборгованості ПФУ не фінансує. Спочатку закрийте борг, подайте інформаційну декларацію, потім ОК-7 — і лише тоді заяву-розрахунок.

Ідентифікація. Онлайн без КЕП, NFC-паспорта або відеоідентифікації не працює. Якщо ідентифікацію не пройдено, уже призначену соціальну виплату можуть зупинити, доки ви не підтвердите особу.

Роботодавець «забув» п’ятиденний строк. Це не знімає з вас права. Напишіть роботодавцю письмову вимогу, одночасно перевірте лікарняний у своєму кабінеті. Якщо підприємство ліквідовується — ви вже в категорії незастрахованих (за умови звільнення не раніше ніж за шість місяців до права на допомогу) і подаєте заяву самі до ПФУ.

Відмова або мовчання довше за строк. Зателефонуйте на контакт-центр ПФУ 0 800 503 753, зафіксуйте номер звернення. У кабінеті дивіться «Статус звернення». Якщо відмовили письмово — оскаржуйте в органі ПФУ вищого рівня або в суді; для цього збережіть скріни статусів і копію заяви.

Коли варто йти до юриста або профільованого бухгалтера, а не «ще раз натиснути надіслати»: пологи за кордоном (потрібні легалізовані документи), усиновлення протягом двох місяців після народження, спір між двома роботодавцями щодо сумісництва, ФОП із «рваною» сплатою ЄСВ і періодами, коли внесок платив роботодавець, письмова відмова ПФУ. Для типового е-лікарняного й чистої сплати внесків достатньо кабінету й гарячої лінії.

Чек-лист перед тим, як натиснути «підписати»

Пройдіть список за 10 хвилин — це дешевше, ніж місяць листування з ПФУ.

• Відкрито е-лікарняний категорії «Вагітність та пологи»; у кабінеті він видимий.
• Ви точно знаєте свій статус: застрахована / ФОП-страхувальник / незастрахована. Від цього залежить кабінет і рахунок.
• КЕП діє, не прострочений; для ФОП — ключ саме суб’єкта господарювання.
• Реквізити правильного типу: зарплатна картка (наймана), 2604 (ФОП), Дія.Картка (незастрахована).
• Немає боргу з ЄСВ, якщо ви ФОП; ОК-7 замовлена після сплати внеску за місяць лікарняного.
• Заяву подаєте не пізніше ніж через шість місяців після закінчення декретної відпустки.
• Для найманої: заява на відпустку лежить у кадрів, бухгалтер знає про п’ятиденний строк заяви-розрахунку.
• Після відправлення збережено номер звернення; статус перевіряєте в «Мої звернення», а не лише в пошті.

Онлайн тут не магія «однієї кнопки», а конкретний кабінет під ваш статус. Працюєте — контролюйте е-лікарняний і тисніть на бухгалтера. ФОП — заходьте як страхувальник, тримайте 2604 і закривайте цикл повідомленням про виплату. Не працюєте — відкрийте Дія.Картку, заповніть заяву в «Окремих видах державних соціальних допомог» і не відкладайте: шість місяців після відпустки минають непомітно, а 7 000 грн на місяць за 126 днів самі себе не нарахують.