Звільнення за прогул в умовах воєнного стану: де проходить межа

Звільнення за прогул в умовах воєнного стану досі можливе. Водночас з 14 червня 2025 року для частини працівників з’явилася пряма законодавча заборона, а суди оцінюють не лише три години відсутності, а й територію робочого місця, безпеку дороги на роботу та те, чи роботодавець взагалі з’ясував причину неявки.

Сам факт воєнного стану не перетворює кожну відсутність на прогул і не дає працівникові автоматичного імунітету. Якщо підрозділ працює, територія не входить до зони активних бойових дій, а людина просто не виходить і не пояснює, чому, суди вже підтверджували законність звільнення. Якщо ж робоче місце — у зоні активних бойових дій, звільняти за пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП не можна взагалі.

Нижче — як закон відрізняє прогул від вимушеної відсутності, які документи витримують суд, чим прогул відрізняється від «зникнення» на чотири місяці і що робити, якщо наказ уже видано.

Що закон вважає прогулом — і чого вже не вважає

Прогул — це не запізнення і не «не було за своїм столом». За пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП це відсутність працівника на роботі без поважних причин більше трьох годин протягом одного робочого дня — безперервно або сумарно. Три години рівно ще не прогул. Дві години вранці плюс дві після обіду — уже так, обідню перерву в цей підрахунок не включають.

Верховний Суд у постанові від 12 січня 2026 року у справі № 712/10356/24 окремо наголосив: прогул — це відсутність на роботі, а не лише за фіксованим робочим місцем. Якщо людина була на території підприємства, виконувала трудові функції, пішла до лікаря з відома керівника або під час повітряної тривоги переміщувалася будівлею, акт «не було за комп’ютером» сам по собі підстави для звільнення не дає. Роботодавець у тій справі склав акт за доповідною охоронця, не з’ясував причину і згодом не допустив працівницю до роботи — суди визнали звільнення незаконним.

Поважною причиною закон вважає об’єктивну обставину, яка не залежить від волі працівника і виключає його вину. Вичерпного переліку немає. На практиці суди беруть до уваги бойові дії та небезпеку для життя, хворобу (не обов’язково лише «закритий» лікарняний, якщо є медичні підтвердження), догляд за хворим родичем, відсутність транспорту через обстріли, виконання громадянського обов’язку, дозвіл безпосереднього керівника. Неповажною, як і до війни, залишається самовільне використання відпустки чи відгулу, «поїхав без заяви», ігнорування відмови у відпустці без збереження зарплати, просто небажання виходити, коли підрозділ працює і дорога відносно безпечна.

Важливий нюанс воєнного періоду: лист Мінекономіки ще 2022 року прямо сказав, що невихід через ведення воєнних дій і пов’язані з ними обставини не є прогулом без поважної причини — ідеться про збереження життя і здоров’я працівника та його сім’ї. Постанова Верховного Суду від 6 червня 2024 року у справі № 367/569/23 пішла тим самим шляхом. Але це не універсальна індульгенція. Якщо людина виїхала з відносно спокійного міста, підрозділ працював, відпустку не погодили, а зв’язок із роботодавцем був — суди 2025–2026 років уже визнавали звільнення правомірним. Воєнний стан сам по собі причину не «закриває» і не «відкриває»: значення мають конкретні факти дня неявки.

Території активних бойових дій: заборона, яку досі ігнорують

З 14 червня 2025 року діє Закон № 4412-IX. Він доповнив статтю 5 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX новою частиною. Формулювання жорстке: у період дії воєнного стану працівник, робоче місце якого розташоване на територіях активних бойових дій, який відсутній на роботі, не підлягає звільненню на підставі пункту 4 частини першої статті 40 КЗпП.

Це вже не питання «поважності причини», яке роботодавець міг би переграти в суді. Це імперативна норма. Перед тим як відкривати дисциплінарне провадження, кадровик зобов’язаний звірити адресу робочого місця з офіційним Переліком територій, щодо яких діють свої правові режими. Базовий документ — наказ Міністерства розвитку громад та територій № 376 від 28 лютого 2025 року; перелік оновлюють, тому дивитися треба статус на дату відсутності, а не «як було взимку».

Заборона покриває лише території активних бойових дій. На території можливих бойових дій вона не поширюється, навіть якщо населений пункт є в тому ж переліку в іншій графі. Саме цю різницю роботодавці часто не перевіряють і або звільняють там, де закон прямо забороняє, або навпаки — роками тримають «мертву» ставку, боячись будь-якого наказу.

Держава захищає таких працівників від звільнення за прогул, але не оплачує час відсутності. Цей період не зараховують і до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку (пункт 4 частини першої статті 9 Закону «Про відпустки»). У табелі це не «простої зі збереженням середнього заробітку»: людина не виконує роботу, її місцеперебування може бути невідомим, тож оплати немає. Робоче місце й трудові відносини при цьому зберігаються.

У реальних кейсах часто плутають три різні ситуації: працівник із Харкова чи Запоріжжя, де підприємство в зоні активних бойових дій; працівник зі Львова чи Дніпра, який виїхав «на всяк випадок»; і людина, яка працювала дистанційно, але перестала виходити на зв’язок. Закон № 4412-IX закриває лише першу. Другу й третю суд розбиратиме за старими правилами поважності причини та доказів.

Як зафіксувати відсутність, щоб акт витримав суд

Звільнення за прогул — це дисциплінарне стягнення (пункт 2 частини першої статті 147 КЗпП). Тому мало «скласти наказ». Потрібен ланцюг доказів: факт відсутності більше трьох годин, відсутність поважної причини, запит пояснень, дотримання строків.

Що збирати в перший же день

Починайте не з коду «ПР» у табелі. До з’ясування причин ставлять «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин. Код «ПР» з’являється лише після того, як причина визнана неповажною. Якщо потім виявиться лікарняний, бойові дії чи евакуація, табель коригують — часто на «І» (інші причини неявок) або на відповідний код тимчасової непрацездатності.

Акт про відсутність складають у довільній письмовій формі того ж дня. У ньому мають бути прізвище, посада, дата, конкретний час (з якої по яку годину людини не було саме на роботі, а не «не бачили за столом»). Підписи — щонайменше двох працівників. Один акт наприкінці зміни слабший за кілька фіксацій: наприклад, о 10:00, 14:00 і 17:00. Доповідна безпосереднього керівника може запускати комісію, але не замінює акт.

Паралельно фіксуйте спроби зв’язку: дзвінки, повідомлення в месенджері, електронний лист, рекомендований лист із повідомленням про вручення. З червня 2025 року стаття 7 Закону № 2136-IX зобов’язує кожну сторону трудового договору протягом 10 календарних днів повідомляти про зміну контактів. Якщо сторона цього не зробила, повідомлення, надіслане на останні відомі дані, вважається належним. Це важливо, коли працівник «зник» після переїзду.

Пояснення, строки, наказ

Стаття 149 КЗпП вимагає витребувати письмові пояснення до застосування стягнення. Відмова дати пояснення не блокує звільнення, але її треба оформити окремим актом із свідками. Надіслали вимогу поштою — закладайте час на доставку; «день виявлення прогулу» для місячного строку часто рахують від дати отримання пояснення або акта про відмову, а не від першого дня неявки.

Наказ можна видати не пізніше одного місяця з дня виявлення проступку (без урахування часу лікарняного чи відпустки) і не пізніше шести місяців із дня його вчинення (стаття 148 КЗпП). Підстава в наказі — пункт 4 частини першої статті 40 КЗпП. Працівника ознайомлюють під підпис; якщо це неможливо — знову акт і направлення копії наказу. У день звільнення проводять повний розрахунок і видають трудову книжку або її електронний аналог, довідки про зарплату.

Під час воєнного стану згода профспілки на звільнення з ініціативи роботодавця загалом не потрібна: відповідні норми КЗпП призупинені Законом № 2136-IX. Виняток — члени виборних органів первинної профспілки. Іще одна воєнна особливість: стаття 5 Закону № 2136-IX дозволяє ініціювати звільнення в період тимчасової непрацездатності чи відпустки (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і відпустки для догляду за дитиною). Дата звільнення тоді — перший робочий день після лікарняного або відпустки. Для прогулу це пастка: якщо пізніше з’явиться лікарняний, що перекриває дні «прогулу», наказ розвалюється.

Поки людина відсутня, роботу можна закрити строковим договором на час заміщення, тимчасовим заступництвом або покладенням обов’язків на іншого працівника. Звільняти «щоб взяти нового на безстроковий» — найкоротший шлях до позову про поновлення.

Прогул, «зникнення» на чотири місяці і призупинення договору

Кадровики під час війни часто шукають «м’якшу» підставу, ніж прогул. Три інструменти справді різні, і підміна одного іншим — типова причина, через яку суд скасовує наказ.

Джерело: КЗпП України; Закон № 2136-IX у редакції Закону № 4412-IX; роз’яснення Мінекономіки щодо п. 8-3 ст. 36 КЗпП; огляд позицій Верховного Суду 2024–2026 років.

Пункт 8-3 статті 36 КЗпП — це припинення договору, а не дисциплінарне звільнення. Поважність причини тут формально не досліджують. Зате потрібні обидві умови одночасно: фактична відсутність понад чотири місяці поспіль і відсутність інформації про причини. Один лист від працівника, навіть із-за кордону, ламає другу умову. Використовувати цю норму як обхід заборони Закону № 4412-IX щодо зони активних бойових дій суди можуть розцінити як зловживання.

Призупинення дії трудового договору — окремий механізм: робота неможлива через агресію, зарплату не нараховують, відносини не розривають. З 14 березня 2026 року одностороннє призупинення не може тривати понад 90 днів; подовження — лише за згодою сторін, інакше договір відновлюється наступного дня. Це не «заміна» прогулу і не спосіб приховати, що людина просто не виходить зі спокійного регіону.

Сценарії з життя: кордон, ВПО, лікарняний, дистанційна робота

Саме тут розходяться шаблонні статті й реальна судова практика. Один і той самий «невихід під час війни» дає протилежні рішення залежно від деталей.

Працівник виїхав за кордон

Виїзд сам по собі не є поважною причиною, якщо робоче місце не в зоні активних бойових дій, підприємство функціонує, а безпековий ризик у конкретній місцевості не підтверджений. У практиці 2025–2026 років суди відрізняють евакуацію в перші тижні великої війни від ситуації, коли людина вже має тимчасовий захист у ЄС, знає дату, коли мала повернутися після відпустки без збереження зарплати, і не повертається. Надання такої відпустки під час воєнного стану — право роботодавця, а не обов’язок (окремі категорії, зокрема ВПО, мають спецнорми). Самовільне «я собі відгуляв» і після війни було класичним прогулом; зараз це не змінилось.

Внутрішньо переміщена особа і відмова у відпустці

Касаційний цивільний суд Верховного Суду (справа № 744/629/24, постанова 3 грудня 2025 року) підтвердив: якщо працівник-ВПО заброньований і залучений до мобілізаційного завдання, роботодавець має право відмовити у відпустці без збереження зарплати. Невихід після такої відмови — прогул, звільнення законне. Статус ВПО не дає карт-бланшу ігнорувати графік, якщо закон прямо дозволяє відмову (критична інфраструктура, оборонне виробництво, мобілізаційне замовлення).

Хвороба, тривога, «не було на місці»

Справа № 712/10356/24 показала типову помилку охорони й кадрів: акт про відсутність на робочому місці під час повітряної тривоги, без запиту пояснень, із подальшим недопуском до роботи. Медичні документи, навіть надані пізніше, суд прийняв. Висновок для роботодавця простий: не кваліфікуйте прогул, доки не отримали (або офіційно не отримали через відмову) пояснення. Для працівника — повідомляйте керівника будь-яким фіксованим каналом і зберігайте підтвердження візиту до лікаря.

Дистанційна робота

Якщо наказом чи договором людину переведено на дистанційну чи надомну роботу, «немає в офісі» прогулом не є. Прогул тоді треба доводити інакше: були робочі завдання на цей день, працівник не виконував їх і не був на зв’язку без причини. Верховний Суд у 2026 році окремо підкреслював: якщо в наказі стоїть саме прогул, суд не «перекваліфікує» його на невиконання обов’язків. Роботодавець або доводить прогул, або програє.

З практики кадрових спорів: найчастіше ламається не норма про три години, а побутовий сценарій. Людина написала в Viber «їду, бо страшно», керівник відповів «ок, потім вирішимо», а через місяць кадри видають наказ про прогул. Таке «ок» у месенджері суд може розцінити як фактичний дозвіл керівника — а це вже поважна причина.

Помилки й міфи, через які накази скасовують

Міф перший: «під час війни звільняти за прогул не можна нікого». Можна, якщо робоче місце не на територіях активних бойових дій і причина неявка неповажна. Міф другий: «воєнний стан — завжди поважна причина». Ні, якщо підрозділ працює, колеги добираються, а конкретний працівник просто не виходить. Міф третій: «немає зв’язку — одразу прогул». Відсутність контакту сама по собі не доводить ухилення; її треба зафіксувати і спробувати подолати.

Найдорожчі процесуальні помилки виглядають буденно.

• Один акт «під вечір» замість фіксації тривалості відсутності. Без годин не видно, чи перетнуто поріг «більше трьох».
• Акт про відсутність на робочому місці, коли людина могла бути в укритті, в іншому кабінеті, на території складу.
• Код «ПР» у табелі в день неявки, ще до пояснень. Це виглядає як заздалегідь ухвалене рішення.
• Не витребувані пояснення або вимога, надіслана лише в корпоративну пошту, яку евакуйований працівник фізично не читає, тоді як у кадровій картці є домашня адреса й телефон.
• Пропуск місячного строку статті 148 КЗпП. «Чекали, поки з’явиться» — не підстава зупиняти строк, якщо факт прогулу вже «виявили» актом.
• Звільнення в зоні активних бойових дій після 14 червня 2025 року. Тут уже не врятує ідеальний пакет документів.
• Підміна прогулу пунктом 8-3 статті 36 КЗпП, хоча працівник надсилав повідомлення чи лікарняні.
• Ігнорування лікарняного, який перекриває дні, зазначені в наказі.

Окремо — оцінка безпеки. Навіть поза «активним» переліком суд може визнати причину поважною, якщо в день неявки були обстріли, зупинений транспорт, зруйнований будинок, необхідність вивезти дітей. Роботодавцеві варто зафіксувати не лише відсутність людини, а й те, що інші працівники того дня добралися, підприємство працювало, і які саме канали зв’язку використовували. Без цього наказ тримається на припущенні.

Якщо вже звільнили: поновлення і середній заробіток

Для працівника головне — не пропустити строк. За статтею 233 КЗпП позов про поновлення на роботі подають протягом одного місяця з дня вручення копії наказу про звільнення. Це не три місяці «загальних» трудових спорів і не рік: місяць. Пропущений строк суд може поновити, якщо причина поважна (лікування, бойові дії, відсутність копії наказу), але розраховувати на це небезпечно.

У позові зазвичай просять три речі: скасувати наказ, поновити на роботі, стягнути середній заробіток за час вимушеного прогулу. Можна додати моральну шкоду. Судовий збір у спорах про поновлення працівники не платять. Паралельна скарга до Держпраці може зафіксувати порушення, але поновити на посаді інспектор не може — лише суд.

Середній заробіток за вимушений прогул рахують за Порядком КМУ № 100, як правило, з виплат за останні два календарні місяці роботи. Верховний Суд неодноразово підтверджував: це заробітна плата, а не «компенсація з обмеженим строком». Якщо справу розглядають понад рік не з вини працівника, стаття 235 КЗпП дозволяє стягнути середній за весь час від звільнення до поновлення, а не лише за 12 місяців.

Що збирати працівникові: копію наказу, акти (якщо видали), листування, скріншоти повідомлень керівнику, докази евакуації, довідку ВПО, медичні документи, підтвердження, що робоче місце в зоні активних бойових дій (витяг із переліку Мінрозвитку на потрібну дату). Якщо роботодавець не віддає документи — це зазначають у позові й просять витребувати їх судом.

Для роботодавця програш означає не лише поновлення. Доведеться виплатити середній за місяці судової тяганини, інколи — моральну шкоду, і ще мати в штаті людину, стосунки з якою вже зруйновані. Тому «швидкий наказ про прогул», щоб закрити ставку, часто коштує дорожче, ніж тимчасовий договір на заміщення і код «НЗ» у табелі.

Коли варто зупинитися і звернутися до фахівця

Юрист із трудових спорів потрібен не після позову, а в момент, коли з’являється спокуса «закрити питання наказом». Нижче — ситуації, у яких самостійне рішення майже завжди ризиковане.

1. Робоче місце в населеному пункті, який хоча б інколи потрапляв до переліку активних чи можливих бойових дій: спочатку статус території на кожну дату відсутності, потім уже акти.
2. Працівник — ВПО, заброньований, мобілізований, або є сумнів щодо військового обліку. Тут перетинаються КЗпП, Закон № 2136-IX і правила бронювання.
3. Є листування в месенджерах, де керівник «не проти», «потім вирішимо», «працюй, як можеш». Це може знищити кваліфікацію прогулу.
4. Людина за кордоном, але формально не переведена на дистанційну роботу — або навпаки, переведена, а наказ пишуть «за прогул офісу».
5. Минуло більше місяця від складання першого акта, або дні неявки перекриваються лікарняним.
6. Плануєте пункт 8-3 статті 36 КЗпП після того, як прогул «не пройшов» внутрішнє обговорення.
7. Працівник — член виборного органу профспілки, викривач або має інші спецгарантії.
8. Наказ уже видано, а з протилежного боку прийшла претензія чи повістка. Строк на відзив і на виправлення помилок короткий.

Працівникові варто йти до адвоката одразу після отримання наказу, а не «коли з’явиться час після переїзду». Місяць на позов згорає непомітно, особливо якщо копію наказу надіслали на стару адресу.

Чек-лист перед наказом про прогул під час воєнного стану:

• робоче місце не в зоні активних бойових дій за переліком Мінрозвитку на дати відсутності;
• є акти з годинами, підписані щонайменше двома особами;
• у табелі спочатку «НЗ», не «ПР»;
• письмово витребувані пояснення; є або пояснення, або акт про відмову;
• причина оцінена як неповажна з урахуванням безпеки, хвороби, евакуації, дозволу керівника;
• дотримано строки статті 148 КЗпП;
• немає лікарняного / відпустки, що перекриває ці дні, або дата звільнення відкладена за статтею 5 Закону № 2136-IX;
• перевірено спецстатуси (профспілка, бронювання, ВПО, дистанційна робота).

Якщо хоча б один пункт «ні» — наказ краще не підписувати. Законний простій у рішенні тут дешевший за незаконне звільнення.

Звільнення за прогул в умовах воєнного стану тримається на трьох опорах: географії робочого місця, поважності причини і паперовому ланцюгу. Закон № 4412-IX забрав у роботодавця право «карати неявкою» тих, чиє місце роботи — у зоні активних бойових дій, навіть якщо кадрова служба ідеально склала акти. Поза цією зоною прогул лишається робочим інструментом, але суди 2025–2026 років дивляться не на сам факт війни, а на те, чи могла людина вийти, чи їй це дозволяли і чи роботодавець взагалі хотів почути пояснення. Для працівника це означає: мовчання і самовільний виїзд зі спокійного регіону захистом не є. Для роботодавця — що швидкий наказ без перевірки переліку територій і без запиту пояснень майже напевно коштуватиме поновлення і середнього заробітку за вимушений прогул.